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Contratar um software de gestão educacional pode parecer uma tarefa complexa, especialmente em tempos de mudanças com a implementação da Lei Federal nº 14.133/2021 (Lei de Licitações e Contratos Administrativos-LLCA). Este processo envolve várias etapas jurídicas e contábeis que garantem a transparência e a legalidade da contratação.
No entanto, este guia focará nas etapas onde a Secretaria de Educação tem maior participação e influência. Nosso objetivo é oferecer um caminho claro e prático para ajudar secretários de educação a navegarem por essas etapas cruciais, garantindo que a contratação seja realizada de forma eficiente e dentro dos conformes legais.
Com o processo de dispensa por valor, os limites de contratação foram atualizados pelo Decreto nº 11.871/2023, sendo agora de R$ 59.906,02 para compras e serviços, incluindo software educacional. Neste artigo, abordaremos a identificação e formalização da demanda, o estudo técnico preliminar, a pesquisa de mercado, o termo de referência e a aprovação orçamentária. Além disso, disponibilizaremos documentos padrões para cada etapa mencionada.
O primeiro passo para a contratação de um software de gestão educacional é a identificação da necessidade. Isso envolve uma análise detalhada das demandas da rede municipal de educação. Aqui estão algumas perguntas que podem ajudar a formalizar a demanda:
Depois de identificar essas necessidades, é crucial documentá-las formalmente. Este documento servirá como base para todo o processo subsequente e deve ser claro e objetivo, detalhando as justificativas para a aquisição do software.
Com a demanda formalizada, o próximo passo é realizar um estudo técnico preliminar. Este estudo deve abordar a necessidade pública identificada, bem como as soluções possíveis para atendê-las, o que subsidiará e justificará as escolhas e especificações técnicas constantes do Termo de Referência, avaliando a viabilidade técnica e econômica da contratação. Tal documento deverá ser elaborado em conformidade com o artigo 18, parágrafos primeiro e segundo, da LLCA. Alguns pontos importantes a serem considerados são:
Este estudo é essencial para garantir que a solução escolhida seja a mais adequada para atender às necessidades identificadas e que o investimento público seja justificado.
A pesquisa de mercado é uma etapa fundamental para garantir a transparência e a competitividade do processo. Ela pode incluir:
A pesquisa de mercado não apenas ajuda a entender o cenário competitivo, mas também fornece informações valiosas para compreender as alternativas técnicas disponíveis, bem como auxilia na análise do termo de referência.
O termo de referência é um dos documentos mais importantes no processo de contratação. Ele descreve o objeto, devendo detalhar todos os requisitos técnicos e funcionais do software, bem como as condições para a prestação dos serviços. Tal documento deverá ser elaborado em conformidade com o artigo 6, inciso XXIII e suas alíneas, da LLCA (sem prejuízo de alguns outros elementos contidos em dispositivos esparsos, por exemplo, a partir do artigo 40). Alguns elementos essenciais do termo de referência são:
Um termo de referência bem elaborado é crucial para garantir que o processo de contratação seja transparente e que o fornecedor selecionado atenda plenamente às necessidades da rede municipal de educação. Para garantir a qualidade do fornecedor, é recomendado que o TR contenha pontos como solicitação de atestado de capacidade técnica e a prova de conceito.
Outras etapas importantes, antes da formalização da contratação, referem-se às questões orçamentárias. Na instrução da contratação direta deve ser indicada a estimativa de despesa na forma do inciso II do artigo 72 da LLCA, bem como demonstrada a compatibilidade da previsão de recursos orçamentários com contrato a ser celebrado (inciso V). Essas exigências associam-se ao lastro financeiro necessário para a aquisição do software. Algumas considerações importantes incluem:
A aprovação orçamentária deve ser conduzida com rigor para garantir que os recursos públicos sejam utilizados de forma eficiente e que a contratação esteja dentro dos limites legais e financeiros do município.
Além dos requisitos apontados acima, as contratações por dispensa de licitação em razão de valor, assim como outras hipóteses de contratação direta, devem respeitar, de maneira geral, aos requisitos instrutórios do artigo 72 da LLCA, de modo que o processo deve conter parecer jurídico do órgão competente, aprovação das autoridades competentes, justificativa de preços (que, nesse caso de contratação direta em razão de valor, será o melhor preço apresentando por empresas que regularmente venham a comprovar sua habilitação, bem como demonstrar a aptidão de sua proposta para ser considerada classificada) etc.
Além disso, todos os cuidados gerais relacionados à despesa pública devem, naturalmente, ser observados, inclusive as limitações temporais impostas pela legislação de responsabilidade fiscal e legislação eleitoral.
A contratação de um software de gestão educacional via dispensa de licitação é um processo que exige planejamento, transparência e rigor técnico. Ao seguir as etapas descritas neste guia, secretários de educação podem garantir que a contratação seja realizada de forma eficiente e dentro dos conformes legais, contribuindo para a melhoria da gestão educacional no município.
